La implementación de la virtualidad en Fortox fue un proceso gradual que estuvo impulsado inicialmente por la decisión de proteger la salud y la vida de los colaboradores en tiempos de Covid19 y por la necesidad de acelerar la transformación digital que impuso a todas las empresas el escenario de pandemia.

Fue así como aquel mes de marzo de 2020 empezó el camino de transición a procesos on line para llegar hoy a estar operando plenamente de manera virtual, convirtiendo a Fortox Security Group en la única empresa del sector de vigilancia y seguridad privada que funciona en modalidad virtual, implementando estrategias que han modernizado el negocio y el servicio.

A la fecha, Fortox está 100 % en la nube, desde allí la compañía despliega toda la ejecución de la operación a través de modernas aplicaciones de gestión empresarial, la adaptación de procesos y procedimientos soportados en herramientas digitales que llegaron para enriquecer los sistemas de gestión de la calidad y la seguridad.

En tiempo record en un lapso de tres días, Fortox logró migrar totalmente a la virtualidad asegurándose que sus colaboradores administrativos puedan trabajar desde sus hogares para brindar todo el back office necesario que da soporte a la operación de cada puesto en más de 150 municipios de toda Colombia.

“Con la virtualidad, los servicios en la nube y la creación de aplicaciones, Fortox llevó la gestión de la seguridad a otro nivel dejando de ser tan rígida y rompiendo viejos paradigmas que le permitieron pasar a ser una empresa flexible y escalable, e incluso más productiva”, señaló Javier Ramírez Sarmiento, gerente general de Fortox Security Group.

Es así como el 84,7% de colaboradores administrativos se mantienen actualmente bajo el esquema de teletrabajo, lo cual representa beneficios para su calidad de vida y el equilibrio laboral y familiar, pudiendo desempeñar sus funciones desde casa, al tiempo que se moderniza la gestión de la organización generando eficiencias.

De cara al cliente, el componente presencial de la seguridad física se apoya en procesos virtuales de back office que dan soporte a la operación, donde “básicamente se aprovecha más el tiempo en labores que implican manejo de documentación y la gestión virtual hace más dinámico el proceso de renovación de contratos y programación, por ejemplo; hoy en día estamos programando puestos y turnos desde otras ciudades”, puntualizó José Carlos Iguarán, director nacional de Operaciones de Fortox.

La virtualidad trajo eficiencias y cambios significativos de todo tipo en procesos centrales como Programación, Gestión de Riesgos, Administración Laboral, Logística de Abastecimiento, Desarrollo de Personal, Atención de solicitudes del cliente interno, Fidelización de clientes, Ordenamiento Empresarial, Negociación, Renovaciones y Licitaciones, entre otros.

Se dieron innovaciones con mejores alternativas para hacer las cosas, aprovechando el surgimiento de nuevas herramientas tecnológicas que facilitaron la reducción en el manejo de documentación física, el incremento del flujo de información específica a través de medios digitales, la agilidad en aprobaciones y vistos buenos, así como carpetas digitales que facilitan el seguimiento y la gestión documental y de los indicadores.

La reducción en el manejo de documentación física, además del aporte al medio ambiente, ha significado también mayor agilidad y eficiencia en tiempos, procesos; pero además en conservación y disponibilidad de la información.
Esta decisión de mantener el área administrativa en modalidad virtual implicó además de prescindir de instalaciones físicas de oficinas, en transformar la modalidad de contratación laboral, destinar espacios de coworking para ese 15% de colaboradores con funciones puntuales que deben desplazarse a la oficina, además de establecer robustos sistemas de protección y protocolos de ciberseguridad.